Offre d’emploi | secrétaire – hôtesse d’accueil l CDI temps plein

Le poste

Ce poste est un véritable trait d’union entre l’accueil des personnes et le support administratif au sein d’un de nos services. La transition se fait naturellement, l’accueil vous permettant d’avoir une vision sur l’ensemble de la vie de la Maison et le secrétariat de vous impliquer au cœur des activités d’un pôle.

Le poste s’organise à 50-50 entre les deux équipes : Moyens Technologiques et Généraux (5 salariés, 9 bénévoles) et le pôle « Initiation et Vie chrétienne » (+16 collaborateurs). Deux équipes dynamiques et deux fois plus d’opportunités : vos journées ne se ressembleront pas ! Et, vos missions principales seront :

L’accueil physique et téléphonique :

• • • Vous garantissez la ponctualité de l’ouverture/fermeture des accès au bâtiment
    • Vous accueillez, renseignez et orientez les personnes qui se présentent
    • Vous réceptionnez, filtrez et orientez les appels téléphoniques
    • Vous assurez la réception des livraisons, des recommandés, etc.

Des activités de secrétariat :

• • • Vous traitez les demandes de réservation de salles de réunion,
    • Vous coordonnez l’activité de l’équipe d’accueil (des bénévoles) et assurez le suivi et la mise à jour des plannings de présence
    • Vous réalisez des notes de frais et suivez leur traitement en lien avec la comptabilité, le service RH,
    • Vous réalisez les mises à jour de l’annuaire et de bases de données « contacts » pour le pôle,
    • Vous soutenez le pôle et les Moyens technologiques et généraux dans leurs tâches administratives quotidiennes : organisation de réunions et rencontres, réservation de salles, classement, suivi des inscriptions et des paiements à des sessions, etc.

Profil recherché

De formation supérieure, BTS « support à l’action managériale » au minimum Bac pro « secrétariat » ou « métiers de l’accueil », vous justifiez d’une première expérience en tant qu’hôte / hôtesse d’accueil et/ou secrétaire.

Au-delà d’un diplôme, nous recherchons une personnalité faisant preuve de :

• • • Sens du service : Vous aimez aider et apporter des solutions,
    • Aisance numérique : Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques notamment Teams,
    • Agilité d’esprit : Vous passez facilement d’une tâche et d’un service à l’autre,
    • Présentation soignée, sourire et aisance relationnelle

• • • Poste en CDI à Temps plein 
    • À pourvoir dès que possible.
    • Poste basé à Paris dans le 7^ème . Rémunération selon profil et expérience